Fase Preliminar

Solicitud

La persona que desee utilizar la Marca de Certificación deberá presentar por  medio escrito en físico o electrónico, su interés en recibir la oferta conteniendo la cotización de servicios; en la solicitud deberán constar los nombres del solicitante, la dirección electrónica, la ubicación física de sus dependencias, el nombre y la función de la persona que será responsable para facilitar y proporcionar la información requerida como insumo para comprender mejor el alcance de lo solicitado.  Adicionalmente, en la solicitud deberá constar la descripción de la actividad económica del solicitante, la explicación de cómo funcionan los procesos y las operaciones que ejecuta la organización o cliente para conseguir el buen funcionamiento de su actividad.  Concluido el análisis de la información suministrada y tomando en consideración  las conclusiones obtenidas se procederá a enviar la oferta conteniendo la cotización de servicio y las condiciones de pago respecto de la obligación generada.

Información

La Sociedad Anónima NydSigel pondrá a disposición del cliente un cuestionario que permite recoger información sobre la actividad de negocio, sobre su forma de organización e infraestructura, el cual, deberá ser llenado por el cliente.

La Sociedad Anónima  NydSigel toma como insumo la información recogida y en consecuencia remite una propuesta al cliente en la que incluye el alcance del servicio, los costos del servicio y el formulario de aplicación para el uso de la Marca de Certificación, a éste formulario, el cliente deberá acompañar en copias desmaterializadas toda información documentada que se le requiera y el comprobante de haber realizado el pago respecto de los valores económicos de costos ocasionados para la prestación del servicio.

Formulario

El cliente  deberá indicar que posee o que no posee la información que se  detalla, y en caso de tenerla deberá entregarla en copia desmaterializada:

  1. Descripción completa de la persona que aplica, de su infraestructura, de sus localidades, de su estructura organizacional, de los directivos, de sus políticas de dirección, de los servicios que ofrece, del tipo de consumidor o usuario  al que está orientado el consumo y  suministro de
  2. Descripción de los proveedores que intervienen en los diferentes procesos de gestión.
  3. Descripción informativa respecto de las especificaciones o las características de los servicios propuestos para el consumidor o usuario.
  4. Descripción de los procesos y las responsabilidades asignadas como necesarias para lograr los objetivos de la organización.
  5. Descripción de los errores registrados en los últimos doce meses.
  6. Nombrará a una persona de su organización que será la responsable y estará autorizada para proveer de modo oportuno cualquier información que resulte necesaria para comprender y evaluar el alcance que tendrá la prestación del servicio.
  7. Autorizar a la Sociedad Anónima NydSigel para solicitar información y realizar visitas a las localidades e instalaciones a fin de observar de mejor manera la actividad del cliente.
  8. Documentación en la que se encuentren determinadas las necesidades y las expectativas del consumidor o usuario y de otras partes interesadas.
  9. Documentación de los registros de retroalimentación del consumidor o usuario con la recomendación de mejora sugerida por el consumidor o usuario.
  10. Documentación conocida respecto de la Normativa, Reglamentación, los estándares necesarios y regulación aplicable a la actividad de negocio.
  11. Descripción de las actividades necesarias por cada proceso que forma parte del Sistema de Gestión, así también la documentación y los diagramas que puedan explicar su funcionamiento y desempeño.
  12. Descripción de los niveles de seguridad, los registros sobre el uso de los permisos exigidos y la jerarquía de autorizaciones conforme a la toma de decisiones que presenta el Sistema de Gestión.
  13. Descripción de los Registros y los medios utilizados para la retroalimentación del sistema de mejora.
  14. Informes de auditoría practicados.
  15. Historial y registros de no conformidades detectadas en el periodo de doce meses en concordancia a la acciones tomadas, el aprendizaje conseguido y la incorporación de  medidas tendiente a evitar que la no conformidad vuelva a presentarse.
  16. Registros de incidentes presentados en los que se evidenció una infracción a las Normativas aplicables, a las Reglamentaciones, las regulaciones exigibles, los estándares necesarios, los requisitos del consumidor o usuario  y los requisitos para la adecuada prestación del servicio.

Suficiencia de la documentación

La documentación debe permitir que se verifique la existencia de la comunicación entre el propósito visualizado con la coherencia de la acción materializada, permitiendo a la vez, extrapolar el modo en que se dirige a la organización a nivel interno como externo. La información, puede estar en cualquier formato siempre que facilite la observación.

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